התאמה אישית צריכה להופיע בשורות המפרט.

רשמו את רצף הפעולות מארוחה רגילה: איפה מניחים קניות, שוטפים, חותכים, מבשלים ומפנים; מי עובד במקביל; ומה נשאר על המשטח כי אין לו מקום נוח. תעדו גם פתיחת דלתות, פחים, מכשירים ושקעי חשמל כפי שהם היום. המטרה אינה לתכנן מיד ארונות, אלא להגדיר אילו פעולות המטבח החדש צריך לשרת. מדריך התכנון ממשיך מהשגרה אל פריסה, ומטבח קטן עוזר כשנדרשים סדרי עדיפויות.

הדוגמה הבאה להמחשה בלבד. שני אנשים מבשלים יחד, אך המקרר נפתח אל מעבר צר והמדיח חוסם מגירה סמוכה. הם רוצים אי, בעיקר כדי להוסיף משטח ואחסון. לפני בחירת צורה צריך לברר תנועה, ישיבה, פתיחת מכשירים ותשתיות; אין בדוגמה מידות או פתרון מומלץ. היא מראה כיצד בקשה כללית ל׳מטבח בהתאמה אישית׳ הופכת לשאלות שאפשר לבדוק. מדריך המטבח עם אי מפריד שימוש, מרווחים ותשתיות.

אחרי הפגישה, בקשו תכנית ורשימת יחידות הנושאות אותה גרסה. עברו ארון אחר ארון ובדקו מה מאוחסן בו, איך הוא נפתח ואילו אביזרים כלולים. לגבי מכשירים, רשמו מי מספק, מי מודד ומי אחראי להתאמת הפתח והחיבור. לגבי משטח, חיפוי וכיור, בקשו נקודת מעבר ברורה בין הספקים. אם מוצעת חלופה, דרשו שתופיע בשם ובשורה נפרדת במקום ניסוח כמו ׳שווה ערך׳ בלי פירוט. לפני אישור ייצור ודאו שכל שינוי מהמדידה הסופית הוטמע במסמכים ושברור מי מאשר אותו. כך ההתאמה האישית נשארת מפרט שניתן לבדוק. בקשו גם רשימת פריטים שאינם כלולים: מוצרי חשמל, תאורה, פירוק, פינוי, תיקוני קיר וחיבורים. בדקו שהדמיה אינה המקור היחיד להבנת מידות, חומרים או חלוקת אחריות.

בקשו שההצעה תקשור כל יחידה לתכנית ולרשימה, ותציין חומר, גמר, פרזול, כמות, התקנה ואחריות. ודאו מי מודד ומתי, מי מתאם משטח ומכשירים, ומה קורה כשמתגלה פער באתר. אל תעבירו תכניות פרטיות מעבר לנדרש. רכזו את ההחלטות במפרט המטבח ורק אז עברו להשוואת הצעות.

מטבח בהתאמה אישית הוא מטבח שבו חלוקת היחידות, החזיתות והממשקים נקבעת לנכס ולשימושים מסוימים. ההתאמה אינה מוכחת בהדמיה: היא צריכה להופיע בתכנית מתוארכת וברשימת יחידות. לדוגמה, בקשה ל"קיר גבוה לאחסון" צריכה להפוך לרשימה שמזהה ארון מזווה, יחידת מקרר, יחידת תנור וסגירות צד — ולא לשורה כללית של "גבוהים".

בכל יחידה כדאי לרשום מזהה, סוג, מידות לפי תכנית הספק, מספר דלתות או מגירות, חומר גוף, חומר חזית, גב, קנטים, מדפים ופרזול. כך אפשר לראות אם שתי הצעות כוללות אותה כמות נגרות. "מטבח 9 מטר" אינו תחליף לרשימה הזאת, מפני שספקים עשויים לספור מטרים לפי כללים שונים.

המטבח נפגש עם משטח, כיור, ברז, מכשירים, קירות ותשתיות. צריך להחליט מי מוסר למי מידות, מי מאשר פתחים ומי חוזר לתיקון אם רכיב אינו מתאים. חיבורי חשמל וגז מבוצעים רק בידי בעל רישיון מתאים; ספק הנגרות יכול לתאם, אך התיאום אינו הופך אותו לבעל הסמכות המקצועית.

שולחים לכל מציע את אותה גרסת תכנית, אותה רשימת מכשירים ואותו מסמך החלטות. מבקשים שכל חריגה תסומן כחלופה ולא תיטמע במחיר. הצעה טובה לקריאה מציינת מה כלול, מה מוחרג, מה טרם נבחר, מי מודד, מי מתקין, מה לוח התשלומים ומה תנאי השינוי.

לפני בחירה, בקשו גרסה מתוקנת שבה כל יחידה שמופיעה בתכנית מופיעה גם במחיר. אם משהו נשאר פתוח, רשמו מי יחליט ועד איזה מועד.